Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) sejak 18 Mac lalu susulan penularan COVID-19 di Malaysia telah menuntut seluruh masyarakat tidak kira dari golongan mana sekalipun untuk menjalani kehidupan dalam satu suasana yang serba baharu.

Petugas keselamatan perlu membiasakan dengan kehidupan bekerja tanpa mengira masa ditambah dengan pemakaian peralatan perlindungan diri yang lebih kompleks manakala para pelajar dari pelbagai peringkat pula perlu melupakan sesi pembelajaran secara bersemuka dan diganti dengan pembelajaran secara dalam talian.

Dalam konteks perniagaan, para usahawan terutama dari kategori Perusahaan Kecil dan Sederhana (PKS) perlu merangka pelan “survival” pasca COVID-19 – termasuklah memanfaatkan platform digital dan teknologi sebagai satu inisiatif terbaik dalam merancakkan pemasaran dan operasi perniagaan masing-masing.

Timbul cakap-cakap yang menyatakan penjawat awam antara kelompok yang paling beruntung – bercuti dan menerima gaji penuh setiap bulan. Tetapi, tidak ramai yang tahu bahawa mereka yang juga termasuk pihak pengurusan universiti sebenarnya bukan sahaja mengurus tugasan di pejabat sebaliknya turut membuat perancangan bagi mendepani cabaran pandemik ini. Malah, ia menuntut komitmen yang lebih tinggi dari pada kebiasaannya.

Perancangan teliti

Di universiti, pihak pengurusan akademik perlu merencana sidang akademik tanpa melibatkan pertambahan kos dan yang paling utama menjaga emosi dan kebajikan pelajar selaku pemegang taruh utama selain pengurusan penyelidikan – dalam menyediakan solusi kepada permasalahan yang wujud susulan COVID-19.

Semua ini membuktikan setiap daripada kita punya cabaran yang tersendiri. Ini sedikit sebanyak menuntut pengurusan tertinggi universiti untuk mengurus risiko dengan semaksimum mungkin dan pada masa sama mengadaptasi dengan keperluan teknologi selaras perkembangan Revolusi Industri 4.0 (IR 4.0).

Jawatankuasa (JK) Bencana mula digerakkan di hampir keseluruhan universiti dengan cabaran permulaan adalah bagi menangani situasi panik dan emosi warga kerja dan pelajar yang ingin pulang ke kampung halaman masing-masing. Ini juga menuntut pihak pengurusan universiti membuat keputusan terbaik yang dapat manfaatkan semua pihak terlibat dalam tempoh yang singkat.

Pengalaman baharu

Situasi ini nyata sesuatu yang baharu bagi saya yang dilantik menerajui Universiti Malaysia Perlis (UniMAP) kira-kira 10 bulan yang lalu. Pada ketika itu, apa yang cuba saya laksanakan ialah mewujudkan koordinasi di antara pengurusan tertinggi universiti, ketua-ketua jabatan serta wakil kepimpinan pelajar untuk menghasilkan keputusan terbaik untuk semua.

Namun, berikutan penularan COVID-19, pihak pengurusan UniMAP dituntut membuat perancangan teliti. Saya masih ingat pengumuman Perdana Menteri Tan Sri Muhyiddin Yassin bahawa UniMAP menjadi universiti pertama membenarkan pelajar pulang ke kediaman mereka dengan mengikuti Prosedur Operasi Standard (SOP) iaitu pergerakan hanya menggunakan 30 bas yang disediakan.

Sejurus itu, kami melakukan banyak perbincangan dan membuat keputusan secara “ad-hoc’’ yang akhirnya menyaksikan saya mempengerusikan mesyuarat JK Bencana setiap hari. Isu yang kami bincangkan meliputi pelbagai aspek termasuklah bagaimana melaksanakan pengajaran dan pembelajaran untuk para pelajar. Adakah ia perlu dibatalkan, ditangguh atau diubah? Bagaimana pula dengan mesyuarat penting universiti antaranya Mesyuarat JK Pengurusan Universiti, Mesyuarat Senat dan Mesyuarat JK Pengurusan Akademik yang telah disusun sebelum ini. Adakah masih boleh dilaksanakan mengikut jadual asal atau sebaliknya?

Semuanya serba tidak jelas. Bagi kami di universiti ketika itu, yang difahami adalah semua Institusi Pengajian Tinggi (IPT) Awam dan Swasta ditutup sebaliknya hanya 10 bidang penting sahaja yang dibenarkan untuk meneruskan operasi.

Tempoh seminggu pertama itu bolehlah saya takrifkan sebagai tempoh menyesuaikan diri dengan keadaan dan situasi yang menyaksikan semua mesyuarat dibatalkan atas satu faktor utama - semua pihak diminta kekal berada di rumah masing-masing.

Proses adaptasi

Seterusnya bermulalah proses adaptasi situasi dengan menggunakan teknologi IR 4.0 untuk pelbagai tujuan. Disebabkan PKP, suka atau tidak, mensyuarat JK Bencana terpaksa dilakukan secara dalam talian dan dalam fasa ini, ia turut menuntut keputusan yang pantas yakni dalam memilih perisian yang bersesuaian sama ada Zoom, Google Hangout/Meet atau Webex.

Pada peringkat ini, saya kira UniMAP amat beruntung kerana beberapa bulan yang lalu kami baru sahaja melakukan migrasi akaun e-mel dari Zimbra kepada Google Gmail dan pilihan yang dibuat secara automatik memihak kepada perisian yang disediakan pihak Google iaitu Google Meet memandangkan migrasi emel dan langganan Gsuite menawarkan penggunaan aplikasi Google meet secara percuma.

Mesyuarat secara dalam talian ini bukanlah sesuatu yang biasa (normal) kerana boleh dikatakan amat jarang (atau hampir tiada langsung) dilakukan sebelum ini. Walaupun UniMAP dikategorikan sebagai universiti berteraskan teknologi dan kejuruteraan, namun pelbagai kerenah lucu timbul semasa kami mula mengadakan mesyuarat secara dalam talian termasuklah masih ada ahli yang tidak tahu kaedah untuk menyertai mesyuarat.

Ada juga situasi di mana mikrofon dan video yang tidak berfungsi menyebabkan hampir setengah jam tempoh permulaan mesyuarat dihabiskan untuk menunggu kesemua ahli dapat bersedia sepenuhnya sebelum mesyuarat dimulakan. Malah, semua ahli mesyuarat juga perlu membiasakan diri dengan bunyi latar sama ada suara anak-anak atau kicauan burung.

Sehingga ke hari ini – selepas 28 kali mempengerusikan mesyuarat JK Bencana - saya harus akui bahawa ia bukanlah tugas yang mudah untuk menyesuaikan diri dengan norma baharu. Selain mewujudkan peluang yang adil kepada semua ahli untuk bersuara, faktor capaian Internet juga turut berbeza dan bergantung kepada faktor data dan kelajuan langganan masing-masing.

Sebagai Pengerusi JK Bencana, situasi ini menuntut tumpuan seratus peratus untuk mengemudi mesyuarat serta fokus kepada suara dan nama di paparan terutamanya mereka yang mahu menyampaikan pandangan.

Yang bercakap serentak harus juga dikawal supaya seorang sahaja yang melontarkan pandangan pada satu-satu masa – ia mungkin mudah dalam situasi biasa di meja panjang bila pandangan mata dapat melihat keseluruhan ruang mesyuarat namun ia adalah sesuatu yang sukar sewaktu berada di dalam talian.

Melalui siri mesyuarat inilah akhirnya pelbagai keputusan berjaya dicapai dan pelbagai inisiatif berjaya dilaksanakan merangkumi inisiatif dan keputusan berkaitan kebajikan pelajar, staf, hal ehwal akademik dan penyelidikan dibuat secara musyawarah.

Menjadi norma

Pandemik COVID-19 secara tidak langsung membuktikan mesyuarat adalah platform yang paling efektif untuk melakukan perbincangan dan membuat keputusan terbaik secara kolektif.

Mesyuarat secara dalam talian sepenuhnya kini menjadi norma dan alternatif terbaik dalam menangani situasi getir dan kritikal seperti ini. Ia pastinya akan berterusan lagi untuk beberapa tempoh mendatang memandangkan PKP kini bersambung dengan PKP Bersyarat yang berkuat kuasa sehingga 9 Jun ini.

Terima kasih kepada semua ahli pengurusan UniMAP yang banyak membantu saya membuat keputusan yang terbaik sepanjang tempoh PKP ini dan lebih utama membantu melaksanakan setiap keputusan dengan pantas, efektif dan realistik.

Ayuh kita sama-sama menghadapi cabaran norma baharu ini.

--BERNAMA

Prof Ir Ts Dr. R Badlishah Ahmad adalah Naib Canselor, Universiti Malaysia Perlis (UniMAP)