Transformasi digital dalam sektor awam memasuki fasa lebih mencabar dan mendalam.

Jika sebelum ini pendigitalan tertumpu kepada sistem seperti borang dan pangkalan data, kini Kecerdasan Buatan atau Artificial Intelligence (AI) pula mula mengambil tempat di meja pejabat kerajaan.

Amanat khas Perdana Menteri, YAB Dato' Seri Anwar Ibrahim di Perhimpunan Bulanan bersama Warga Jabatan Perdana Menteri pada 5 Januari 2026 antara lain memandang serius keperluan pendigitalan menyeluruh dalam sistem perkhidmatan awam.

Ini termasuklah penggunaan AI secara spesifik bagi tujuan penyediaan draf awal surat-menyurat kerajaan.

Termasuk keperluan kepada semua jawapan surat rasmi melibatkan Jemaah Menteri bagi menjimatkan masa sebelum ditambah baik melalui input peribadi bagi tujuan semakan, pembetulan dan pengesahan.

Saranan ini pastinya menggerakkan pemikiran semua Ketua Pegawai Operasi di pelbagai sektor kerajaan bagi menentu dan menetapkan satu standard kerja “persuratan” terbaik yang harus dilaksanakan.

Jika tidak diurus dengan baik, ia dijangka menggegarkan banyak pihak yang selama ini dilihat selesa dengan cara lama dengan kualiti kerja berbeza-beza.

Cabaran Baharu Setiausaha Pejabat?

Aktiviti menjawab surat rasmi, merangka memo pentadbiran sehinggalah menyediakan minit mesyuarat kini dilihat tidak lagi didominasi oleh setiausaha pejabat.

Malah dengan bantuan AI serta sikap prihatin ramai penjawat awam lainnya, maka banyak tugas setiausaha pejabat telah diambil alih.

AI semakin diterima sebagai alat sokongan kerja harian oleh semua peringkat perjawatan dari pembantu tadbir operasi, pegawai tadbir hinggalah kepada para pensyarah.

Perkembangan ini menimbulkan persoalan penting: adakah AI sedang menggugat peranan setiausaha pejabat atau sebenarnya memperkasa profesion tersebut?

Adakah transformasi ini bakal memansuhkan skim perkhidmatan mereka pada masa akan datang seperti mana jawatan juru taip yang pernah wujud suatu masa dahulu?

Hal ini sepatutnya menyalakan “butang merah” kepada semua setiausaha pejabat di sektor kerajaan.

Skop, cara kerja dan bidang tugas seorang setiausaha pejabat kini perlu berubah!

Peranan mereka dilihat mula tercabar dan mampu terhakis sekiranya tiada pemerkasaan literasi serius bermula hari ini.

Kerangka Reformasi Perkhidmatan Awam

Perubahan teknologi seharusnya ditanggapi sebagai isyarat evolusi kepada struktur kerja, peranan dan nilai profesional para setiausaha pejabat.

Peranan tradisional mereka sedang beralih bentuk.

Deskripsi tugas rutin dan berulang-ulang sepatutnya disiapkan dengan lebih pantas, lebih baik dan kemas dengan penggunaan AI.

Surat rasmi boleh dijana berdasarkan templat pintar, minit mesyuarat boleh dikarang asasnya secara automatik dan dokumen panjang boleh dianalisis dalam masa yang singkat.

Lantaran adakah kemahiran-kemahiran berasaskan AI ini telah di kuasai oleh para Setiausaha Pejabat?

Malah ia lebih parah jika membiarkan kemahiran ini dikuasai oleh penjawat awam yang lain sahaja.

Setiausaha Pejabat sebagai Penjaga Kualiti dan Amanah

AI mampu menulis tetapi tidak mampu memahami konteks sebenar.

Surat rasmi atau minit mesyuarat bukan sekadar soal bahasa yang betul tetapi mencerminkan perspektif, sensitiviti dasar, hierarki kuasa dan implikasi pentadbiran.

Kesilapan kecil dalam frasa boleh membawa implikasi besar kepada reputasi kepercayaan awam.

Dalam konteks inilah, setiausaha pejabat sepatutnya berfungsi sebagai penapis, penyemak dan penjaga kualiti kepada hasil kerja. Memenuhi segala keperluan institusi yang didukungnya.

Nilai profesionalisme, pengalaman dan kebijaksanaan setiausaha pejabat ditagih dan sepatutnya menjadi semakin relevan.

Kebimbangan kerjaya dan realiti perubahan

Jika tidak - kebimbangan bahawa jawatan ini bakal terjejas ada munasabahnya.

Namun, sejarah perubahan teknologi (contoh kewujudan kalkulator, mesin ATM dan kamera) menunjukkan bahawa sesuatu pekerjaan jarang dihapuskan sepenuhnya.

Namun yang berubah ialah bentuk dan keperluan kemahirannya.

Risiko sebenar ialah manusia yang terpinggir akibat gagal menyesuaikan diri dengan perubahan.

Para setiausaha pejabat yang hanya bergantung kepada kemahiran lama tanpa kesediaan mempelajari teknologi baharu akan berdepan cabaran besar.

Sesungguhnya Malaysia MADANI menekankan nilai kemanusiaan, ihsan, amanah dan keadilan dalam setiap aspek tadbir urusannya.

Teknologi AI belum lagi memiliki nilai moral dan tanggungjawab etika sebenar. Ia tidak mampu membezakan antara maklumat yang sensitif dengan maklumat yang wajar.

Peranan inilah yang dipikul oleh penjawat awam khususnya termasuk setiausaha pejabat sebagai penjaga integriti pentadbiran.

Literasi AI sebagai Kompetensi Profesional Baharu

Kini literasi AI perlu menjadi kompetensi wajib para setiausaha pejabat di sektor awam.

Mereka bukan lagi sekadar pengguna teknologi tetapi memahami cara AI berfungsi, batas keupayaannya serta risiko kebergantungannya.

Mampu mengembangkan segala potensi serta menjangka cabaran-cabaran yang berlaku.

Keupayaan untuk menyoal, menyemak dan memperbetulkan hasil janaan AI menjadi satu bentuk profesionalisme baharu setiausaha pejabat.

Malah pengembangan AI dijangka membuka ruang kepada setiausaha pejabat untuk beralih kepada peranan sebagai rakan strategi kepimpinan.

Mereka perlu mula memberi tumpuan kepada penyelarasan komunikasi antara bahagian dalam jabatan, penyediaan ringkasan strategik dan penasihatan awal kepada kepimpinan dalam pelbagai senario.

Ini kerana setiausaha pejabat adalah individu paling hampir dengan aliran maklumat dalam organisasi. Memahami rentak sebenar pentadbiran sesebuah kementerian atau jabatan.

Setiausaha Pejabat sebagai Pencipta Nilai Awam

Reformasi Perkhidmatan Awam menuntut perubahan minda mencipta nilai awam (public value).

Setiausaha pejabat yang menguasai AI dan memahami konteks dasar boleh menjadi rakan strategik kepada kepimpinan dengan membantu mempercepatkan proses membuat keputusan tanpa menjejaskan ketelitian dan akauntabiliti.

Namun akhirnya reformasi dan transformasi ini tidak boleh diletakkan sepenuhnya di bahu mereka.

Kerajaan mempunyai tanggungjawab besar untuk menyediakan latihan dan peningkatan kemahiran secara sistematik.

Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) selaku pemilik polisi dan pengawal selia pastinya mengambil jalan pertama dalam memastikan literasi AI dijadikan kompetensi rasmi dan bukan sampingan.

Manakala Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) disarankan bersedia dan bertanggungjawab dalam membangunkan modul latihan peningkatan kemahiran (upskilling) dan kemahiran semula (reskilling) secara berperingkat kepada semua skim perjawatan Setiausaha Pejabat.

Kesimpulannya penggunaan AI tanpa pelan pembangunan bakat yang jelas hanya akan mewujudkan penolakan jurang digital dalam perkhidmatan awam.

Reformasi yang berjaya ialah reformasi yang bukan menyingkir.

Diharapkan AI di meja pejabat kerajaan bukan ancaman kepada setiausaha pejabat.

Ia tidak mematikan pemikiran penjawat awam sebaliknya mereka beralih kepada kerja bernilai tinggi.

Dalam kerangka Malaysia MADANI, ia seharusnya memanusiakan pentadbiran.

Setiausaha pejabat pada masa depan adalah seorang penjawat awam yang memahami apa yang tersirat, menjaga batas sensitif dan kemajmukan kerja serta memastikan setiap keputusan pentadbiran kekal berteraskan nilai bijaksana dan berintegriti.

--BERNAMA

Prof Madya Dr Lutfan Jaes ialah Dekan Pusat Pengajian Umum dan Kokurikulum

Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM)