Perkhidmatan Tanpa Kertas: Pelaksanaan Sistem Digital Perkukuh Kelancaran Operasi - Pakar

KUALA LUMPUR, 7 Jan (Bernama) -- Peralihan kepada sistem penyampaian maklumat secara digital perlu dilaksanakan secara berperingkat serta disokong oleh mekanisme yang berkesan bagi memastikan kelancaran operasi organisasi.

Pensyarah Kanan Fakulti Pengurusan dan Perniagaan Universiti Teknologi Mara (UiTM) Kampus Bandaraya Melaka Dr Juan Rizal Sa’ari berkata pendigitalan termasuk pengedaran surat dan memo perlu dilakukan secara berfasa, disertai penambahbaikan berterusan bagi setiap proses yang terlibat.

Beliau berkata penyampaian maklumat secara digital harus menggunakan sistem yang sesuai seperti e-mel atau e-memo supaya edaran maklumat dapat dilaksanakan dengan lebih teratur, sistematik dan mudah dijejaki. 

“Tindakan sesebuah organisasi atau syarikat dalam melaksanakan pendigitalan perlu mempunyai kemajuan dan dibuat secara berfasa, supaya setiap peringkat dapat ditambah baik sebelum beralih sepenuhnya kepada sistem digital,” katanya kepada Bernama.

Sementara itu, Penolong Rektor merangkap Pensyarah Fakulti Pengurusan dan Perniagaan UiTM Kampus Bandaraya Melaka Dr Mohd Halim Mahphoth berkata peralihan kepada sistem tanpa kertas selari dengan agenda Kampus Pintar dan kelestarian global yang menjadi teras strategik universiti berkenaan.

Beliau berkata langkah meminimumkan penggunaan kertas membolehkan UiTM mengurangkan kos percetakan, penggunaan dakwat serta penghasilan sisa pepejal di semua cawangannya.

“Penghentian edaran surat atau memo fizikal secara amnya mempercepatkan penyampaian maklumat melalui teknologi digital yang lebih pantas, cekap dan kos efektif,” katanya. 

Mohd Halim berkata langkah itu amat membantu melancarkan operasi di UiTM Kampus Bandaraya Melaka kerana ia menyokong budaya kerja yang lebih dinamik, dengan syarat saluran komunikasi rasmi seperti e-mel diutamakan berbanding platform sembang tidak rasmi.

Beliau berkata aplikasi seperti WhatsApp Business dimanfaatkan sebagai saluran komunikasi alternatif di peringkat unit dan bahagian bagi melengkapkan sistem penyampaian maklumat sedia ada.

“Setakat ini tiada masalah dari segi kefahaman antara surat fizikal dan dokumen tanpa kertas, namun pelaksanaan sistem digital memerlukan kebergantungan kepada capaian internet yang stabil dan boleh dipercayai,” katanya. 

Menurut beliau, dari sudut adaptasi, pelaksanaan ini bukan sahaja melibatkan aspek pengurusan dan operasi kampus, malah turut merangkumi sesi pengajaran dan pembelajaran (P&P) yang kini semakin meluas dijalankan menggunakan platform digital.

Perdana Menteri Datuk Seri Anwar Ibrahim pada Isnin mengarahkan semua kementerian dan jabatan kerajaan supaya mempercepat urusan secara dalam talian sebagai sebahagian daripada pembaharuan birokrasi.

Berucap pada Majlis Perhimpunan Bulanan dan Amanat Tahun 2026 Jabatan Perdana Menteri, beliau berkata kecerdasan buatan (AI) boleh dimanfaatkan dalam penyediaan draf jawapan surat sebelum diperhalusi oleh pegawai bertanggungjawab.

Senada dengan itu, Eksekutif Sumber Manusia Klinik Al-Ansar Nur Afiqah Kamarul Zaman, 29, berkata pelaksanaan teknologi tanpa kertas tidak menjejaskan kefahaman maklumat, malah berpotensi menjadikan urusan kerja lebih lancar dan efisien.

“Teknologi tanpa kertas ini berpotensi berfungsi dengan lebih berkesan, namun perlu diakui teknologi juga tidak bersifat sempurna,” katanya.

Bagaimanapun, Nur Afiqah berkata pengekalan sebahagian penyampaian maklumat secara fizikal wajar dijadikan pilihan bagi mengambil kira kekangan tertentu.

“Masih terdapat pihak yang berdepan kekangan seperti individu berusia, kurang pendedahan teknologi atau tidak mempunyai akses kepada kemudahan digital untuk mengakses dokumen di luar waktu bekerja,” katanya.

-- BERNAMA